Sicherheit als strategischer Wettbewerbsvorteil

Compliance ist weit mehr als das Einhalten von Gesetzen – es ist das Versprechen von Integrität. Und gleichzeitig das bewusste Reduzieren teurer Risiken und weitreichender Reputationsschäden.

Compliance und Werte? 

Integrität, Vertrauen, Gerechtigkeit...um nur einige Werte zu nennen, die in Unternehmensleitbildern einen festen Platz haben und empfindliche gestört werden können, sollte es nicht "compliant" zugehen. Eine fokussierte Auseinandersetzung mit geltendem Recht und gültigen Richtlinien trägt nicht nur dazu bei, mögliche Bußgelder zu vermeiden, sondern stabilisiert außerdem die Unternehmenskultur und natürlich die Marke.  

Was hat Compliance mit HR zu tun?

Mehr als manch einer denkt. Denn was langläufig mit "Schmiergeld" und "unlauterem Wettbewerb" in Verbindung gebracht wird, geht über die unsauberen Methoden bzgl. Auftragsvergabe weit hinaus: Die Beachtung des Arbeitszeitgesetzes, des Kündigungsschutzes, der DSGVO, die Sicherstellung des Arbeitsschutzes, Gleichbehandlung, etc. 

Theoretisch benötigt ein Unternehmen, braucht HR für jedes dieser Themen ausgewiesene Fachexpertise. Das ist für eine Vielzahl der Organisationen schlicht nicht stemmbar. Insofern ist es gut, dass die Möglichkeit besteht, Expertise als Dienstleistung einzukaufen. 

Zu warten, bis der Schadensfall eintritt, das Risiko zur Realität geworden ist, sollte jedoch nicht die Devise sein. Durch gut gestaltete Prozesse und Leitfäden lassen sich viele Risiken auf ein Minimum reduzieren und die Compliance weitestgehend sicherstellen. Hier ein paar Beispiele für Lösungen:

• Prozess zur Speicherung und Vernichtung personenbezogener Daten
• Leitlinine und Pflichtunterweisung zum Umgang mit personenbezogenen Daten
• Prozess und Leitlinie zum Thema Gleichbehandlung im Recruiting
• Prozess zur rechtssicheren Vorbereitung und Durchführung einer Kündigung
• Leitlinie und Pflichtunterweisung von Führungspersönlichkeiten zu Kündigungen
• Prozesse zu BEM und Pflichtschulungen bzgl. Arbeitssicherheit 

Kurz zusammengefasst: Zu jedem relevanten rechtlichen Themenkomplex bzgl. Personal sollte es einen Prozess, Leitlinien und Zielgruppenspezifische Pflichtunterweisungen geben. Der Aufwand ist zu Beginn am intensivsten. Danach kännen die Maßnahmen und Leitlinien immer wieder eingesetzt werden. Je allgemeiner die Unterlagen gestaltet sind, desto weniger aufwändig sind auch Aktualisierungen, wenn sich z.B. Richtlinien oder Gesetze ändern. 

Das interessiert doch die Kollegen nicht!

Wenn Sie sich da mal nicht täuschen. Im Hinblick auf Vertrauen, Mitarbeiterbindung und Employer Branding ist Compliance ein sehr wichtiges Puzzelteilchen. 

Nehmen wir als Beispiel die Kündigung: 

Ein Kollege aus dem Team wird zur Führung gerufen und kommt vollkommen irritiert und blass aus der Besprechung zurück. Er hat die Kündigung erhalten. Er ist nie darauf angesprochen worden, dass er nicht die erforderliche Leistung bringt. Nicht einmal die Kollegen aus der Nachbarabteilung wollen noch mit ihm zusammenarbeiten - so die Aussagen der Führungskraft. Die Kündigungsfrist werde natürlich eingehalten, er solle schon einmal mit der Übergabe seiner Projekte anfangen. Am gleichen Tag wird im Intranet angekündigt, dass der Kollege das Unternehmen verlässt. Da er in der letzten Zeit häufiger krank gewesen sei, habe man festgestellt, dass die Aufgaben auch vom Team übernommen werden können und werde daher die Stelle nicht neu besetzen. 

• Der betroffene Kollege: Reicht erfolgreich Kündigungsschutzklage ein. Es hat keine dokumentierten Gespräche gegeben, keine Chance zur Änderung, keine Abmahnung, etc. Das Unternehmen trägt die Gerichtskosten und auch eine saftige Abfindung, die der Anwalt des Klägers herausgehandelt hat. Darüber hinaus überlegt der Kollege noch eine Anzeige wegen Verletzung der DSGVO und wegen "übler Nachrede". Selbst wenn er häufig krank gewesen wäre - was nicht stimmt - so darf weder das noch eine Einschätzung seiner Leistung für alle einsehbar im Intranet veröffentlicht werden. Bußgelder bei Verstößen gegen die DSGVO sind empfindlich und belasten mehr als die Portokasse. 

• Das betroffene Team: Ist verunsichert. Wer ist der nächste? Und wie soll das gehen - die Arbeit vom Kollegen schultern und dann keine Nachbesetzung? Schließlich stimmt das alles gar nicht. Und überhaupt: Über die Gesundheit eines Kollegen zu berichten, geht ja gar nicht. Kann das jetzt jedem passieren? Misstrauen herrscht vor, es wird nur noch das Nötigste besprochen, die Leistung bricht ein. Die ersten überlegen, zu kündigen, nach kurzer Zeit hat der erste Erfolg und wechselt den Arbeitgeber. Das Team kann nun definitiv die Projekte nicht mehr stemmen. 

Noch nicht benannt ist hier der negative Impact auf das Employer Branding: Sowohl der gekündigte Kollege wie auch die Teammitglieder werden über das Erlebte erzählen: Beim Stammtisch, auf der Familienfeier, am Spielfeldrand beim Fußball, auf dem Dorffest, etc. Eine Bewertung im Internet ist hier noch nicht berücksichtigt. Und alles, weil die Führungskraft sich nicht compliant verhalten hat, weil die Unternehmenskommunikation eklatante Fehler im Umgang mit personenbezogenen Daten macht. 

Das interessiert die Kollegen! Im Übrigen interessiert die Kollegen außerdem, welche Konsequenzen die verantwortliche Führungsperson zu erwarten hat. 

Jetzt lass aber mal die Kirche im Dorf!

Ein wenig Klappern gehört zum Geschäft, ein wenig Übertreibung in den Darstellungen auch. Ich habe das hier jedoch bewusst unterlassen. Denn Fälle wie der oben geschilderte, sind leider keine Seltenheit. Aber sie sind vermeidbar. Und das hilft nun wirklich allen!

Vermeiden Sie also Bußgelder und Reputationsschäden durch proaktive Prozessgestaltung. Ein sauberer Compliance-Prozess spiegelt den Wert „Verlässlichkeit“ wider und schafft Sicherheit bei Führung, Mitarbeitern und Investoren.