Onboarding mit Substanz

Oftmals wird Onboarding mit Einarbeitung übersetzt bzw. gleichgesetzt. Tatsächlich verbirgt sich hinter diesem Prozess weit mehr: Es ist die Phase, die über die fachliche Einarbeitung hinaus die Leistungserbringung und v.a. die (kulturelle) Integration in das Unternehmen sicherstellt. Wer es ganz genau nimmt, ergänzt sogar noch das sogenannte "Preboarding" als eigenen Prozessteil, also die Aktivitäten, die vor dem ersten Arbeitstag stattfinden. Hierzu zählen u.a. der Arbeitsvertrag, Informationen rund um das Unternehmen, möglicherweise erste Pflichtunterweisungen (je nach Berufsbild sind diese VOR Antritt der Arbeit sicherzustellen) und jede Kontaktaufnahme vor dem ersten Arbeitstag. 
 

Onboarding - der administrative Teil 

Zum Onboarding gehören zahlreiche administrative Bestandteile: Ein ergonomisch eingerichteter Arbeitsplatz mit einer technischen Ausstattung, die zeitgemäß und v.a. vollständig und funktionsfähig ist, Schlüssel, Mitarbeitendenausweis, Zugangsberechtigungen, etc. Neue Kollegen dürfen erwarten, dass alles am ersten Tag vorhanden und einsatzbereit ist. 

Auch die Vollständigkeit erforderlicher Dokumente - Arbeitsvertrag, Führungszeugnis (falls erforderlich) und Pflichtschulungen vor Arbeitsantritt muss sichergestellt sein. Auch wenn das aus Sicht eines neuen Teammitglieds vielleicht eher zweitrangig ist, sprechen wir hier über (arbeits)rechtliche und möglicherweise Versicherungs- oder Haftungsrelevante Aspekte, die im Ernstfall teuer werden können. 

Onboarding - Willkommen in unserer Kultur

Der Einarbeitungsplan und auch organisierte und im Kalender eingestellte Kennenlerngespräche mit einzelnen Abteilungen und Kollegen sind sicher Grenzgänger zwischen administrativem, also organisatorischem Anteil und der Integration neuer Kollegen. Die Umsetzung dieser organsiatorischen Aspekte ist für neue Teammitglieder gleichzeitig schon wichtiger Eindruck und Entritt in die Unternehmenskultur. 

Werden die Termine eingehalten? Ist der Einarbeitungsplan individualisiert und trägt bestimmten Fähigkeiten und identifizierten Entwicklungsfeldern Rechnung? Wird die Einarbeitung dokumentiert? Nehmen sich die Kollegen aus den angrenzenden Abteilungen Zeit für interessierte und interessante Gespräche? Hat die verantwortliche Führungspersönlichkeit regelmäßig Zeit für mich? Merke ich in allen Kontakten - ob mit Führung, HR, Team oder anderen Abteilungen, dass die Werte aus dem Leitbild wirklich Realität sind?

Onboarding - wie lange noch?

Wie lang der Onboarding-Prozess dauert oder dauern muss, ist sicher individuell zu betrachten. Eine gute Orientierung kann hier die vereinbarte Probezeit geben: In der Regel werden im Rahmen der Probezeit die Einarbeitung bis hin zur vollständigen Leistungsfähigkeit sichergestellt. Gleichzeitig besteht während dieser Phase auch die Chance zu bestätigen, dass "der Neue" wirklich zum Unternehmen und zum Team passt. Insofern ist es durchaus sinnvoll, das Onboarding an die Probezeit zu koppeln. 

Onboarding - ein Erfolg?

Ganz abgesehen davon, dass unbedingt zum Ende der Probezeit ein dokumentiertes Probezeit-Endgespräch geführt werden sollte, in dem die Reise bis hierher besprochen und eingeordnet und zukünftige Schritte vereinbart werden ... Feedbackschleifen sind mehrfach sinnvoll! Als in der Praxis gut bewährt hat sich das folgende Model (bei einer Probe- und Onboardingzeit von sechs Monaten): 

• Monat 1: Je ein Gespräch zum Wochenausklang
• Ende Monat 3: Halbzeitgespräch - dokumentiert für Kollegen & Führung
• Ende Probezeit: Probezeitendgespräch - dokumentiert für Kollegen & Führung | Personalakte
• bei Bedarf individuell vereinbarte 1:1

Zwei weitere Schritte sind sinnvoll:

• standardisierter, digitaler Fragebogen zur Prozessqualität und Zufriedenheit 
• Die Einladung, eine Bewertung bei Kununu abzugeben. 

Warum? Zum einen ermöglicht der Fragebogen eine Evaluation der Prozessqualität, zum anderen wird "der Neue" gleich zum Markenbotschafter für die Arbeitgebermarke. Employer Branding ohne teure Kampagne. 

Onboarding - überbewertet?

Deutlich: Nein! Diese Phase entscheidet maßgeblich über Performance (individuelle sowie des Teams) und Bindung. Funktioniert das Onboarding nicht, ist das ein Garant für Minderperformance, mangelnde Zufriedenheit und Bindung und somit ein Kostentreiber. Denn Fluktuation, nicht besetzte Vakanzen und gedrosselte Leistung erzeugen Kosten und mindern Erträge zeitgleich. Es ist somit mehr als sinnvoll und Zukunft sichernd, sich mit dem Prozess des Onboardings intensiv auseinanderzusetzen.