Offboarding mit Haltung: 
Man sieht sich immer zweimal

Ein professionelles Offboarding zeigt, wie es um Ihre Unternehmenskultur bestellt ist. Wenn in Ihrem Leitbild „transparente Kommunikation“ steht, zeigt sich im Trennungsprozess gleich auf mehreren Ebenen, ob Sie diesen Wert wirklich ernst meinen. 

Ein schlechtes Trennungsmanagement führt zu negativen Bewertungen auf Plattformen wie Kununu und hinterlässt bei den verbleibenden Kollegen einen faden Nachgeschmack. Das wiederum treibt Ihre Recruiting-Kosten für neue Talente in die Höhe und kann zu Leistungsminderung in abgebenden Teams und erhöhter Fluktuation führen.. 

Ein wertschätzendes Offboarding hingegen fördert die Chance auf „Boomerang-Mitarbeiter“ und erhält wertvolle Netzwerke. Ganz zu schweigen von der Loyalität der verbleibenden Kollegen.  

Offboarding technisch und organisatorisch

Es ist frappierend, was alles zu berücksichtigen ist, was man alles übersehen und vergessen kann, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Insofern ist die gute alte Checkliste - angelehnt an den gesamten Prozess - ein sinnvolle und einfache Hilfe. Hier ein Auszug:

• Rückgabe Hardware: Notebook, Ausstattung Homeoffice, Diensthandy, Lade- und Netzwerkkabel, etc. 
• Rückgabe Schlüssel, Zugangskarten, Bank- und Kreditkarten
• Rückgabe Firmenwagen, Übergabe Jobbike-Vertrag
• Dokumente: Zeugnis, Sozialversicherungsnachweis, etc 

Die Frage nach einer möglichen Nachbesetzung ist ebenfalls zu klären wie das Wissensmanagement und die Übergabe wesentlicher Aufgaben und Projekte. Besteht evtl. die Chance, dass der ausscheidende Kollege seine Nachfolge noch mit einarbeiten kann?

Bleiben Termine und Gespräche, die koordiniert werden müssen: Abschluss- oder Abschiedsgespräch, Verabschiedung, Abschiedskommunikation, etc. 

Offboarding menschlich und nachhaltig

"Reisende soll man nicht aufhalten" und "Jeder ist ersetzbar" sind Sätze, die gut bekannt sind. Die Frage ist, wie sie ausgelegt werden und wie man mit ihnen arbeitet. 

Ich kann als Organisation oder Führung "verschnupft" reagieren und den "Reisenden" ignorieren, bis er endlich geht. Denn der wollte ja gehen. Es wird sich schon jemand finden, der den Job macht. Gute Idee? Mitnichten! 

Die verantwortliche Führungspersönlichkeit sollte sich Zeit nehmen - für ein wertschätzendes Gespräch auf Augenhöhe. Was hat zum Ausstieg bewogen? Gibt es evtl. doch noch eine Chance, die Entscheidung zu ändern? Falls nein, was hätte im Vorfeld getan werden müssen, um die Kündigung zu verhindern? Und ganz vielleicht kommt im Gespräch ja auch heraus: Es war alles großartig! Der nächste Entwicklungsschritt ist jetzt nötig. Und im Unternehmen ist aktuell die Chance für diesen Schritt nicht gegeben. Dann hat man als Führungsperson alles richtig gemacht. Dann hat das Unternehmen in puncto Entwicklung alles richtig gemacht. Und darauf dürfen alle stolz sein. Dann ist das Gespräch dazu da, sich über den gemeinsam gegangenen Weg zu freuen und zu überlegen, wie der Kontakt bestmöglich erhalten bleibt. Denn vielleicht ist der übernächste Schritt ja wieder in der "alten Heimat" möglich. 

Was vielfach vergessen wird, ist das abgebende Team. Das Gehen eines Teammitglieds verändert die gesamte Teamdynamik. Nicht nur die Aufgabenverteilung. Daher ist es elementar für Leistungserhalt und zur Vermeidung eines Dominoeffekts, das Team zu begleiten. Eine versierte Führungspersönlichkeit wird wissen, was zu tun ist und für Gespräche zur Verfügung stehen und dem Team nach der Neubesetzung die Chance geben, die neue Teamidentität zu definieren und zu etablieren. Im Zweifel mit einer Teamentwicklungsmaßnahme. 

Allen - dem Kollegen, der geht und denen, die bleiben, muss die Chance zum Abschied gegeben werden. In einem angemessenen Rahmen. Das inkludiert auch die Kommunikation im Unternehmen. Oftmals besteht der Wunsch, noch einmal persönlich mit einigen Kollegen auch aus anderen Abteilungen zu sprechen und sich zu verabschieden. Ein Gruß an alle per mail oder Intraneteintrag ist inzwischen auch üblich. 

Und wo wir schon bei Kommunikation sind: Auch die Verabschiedung bzw. Information für Geschäftspartner außerhalbt der Organisation ist ein wichtiger Schritt. Hier gemeinsam abzustimmen, wer das in welcher Form übernimmt, ist wesentlich. Zumal ehemalige Kollegen der Branche ggf. erhalten bleiben und auch in Sachen Social Media möglicherweise Netzwerke und eine Präsenz aufgebaut haben. 

Offboarding - der Faktencheck

Im Rahmen des Abschiedsgespräches habe ich bereits darauf hingewiesen, dass auch Beweggründe der Kündigung thematisiert werden sollten. Damit nicht genug: Es hat sich bewährt, auch noch um ein standardisiertes Feedback per Fragebogen zu bitten und evtl. zusätzlich ein persönliches Gespräch anzubieten, das nicht mit der Führungskraft geführt wird. Schließlich kann es auch sein, das genau diese Person Anlass für die Kündigung gegeben hat. Während die Befragung ohne Probleme so gestaltet werden kann, dass die Rückmeldung anonymisiert eingeht, ist bei dem persönlichen Gespräch zu respektieren, wenn dort um Verschwiegenheit gebeten wird. Die Erkenntnisse aus einem solchen Interview lassen sich ohnehin schwer objektiviert festhalten. 

Warum dieser Aufwand? Aus zweierlei Gründen: 

1. Das Feedback kann Potentiale aufdecken, die durch gezielte Maßnahmen zu einer Verbesserung der Arbeitsbedingungen führen. Das wiederum senkt die Wahrscheinlichkeit weiterer Kündigungen aus ähnlichem Grund. 
2. Wer neben einem persönlichen Gespräch außerdem ein anonymes Feedback hinterlassen durfte, wird auf bekannten Internetplattformen eher sachlich bewerten. Die emotionale Komponente - möglichwerweise Enttäuschung oder Frust - ist bereits abgeschwächt. Das hilft allen Beteiligten!

Offboarding und Recruiting- ein Kreis schließt sich

Im Rahmen des Abschiedsgespräches habe ich den Punkt bereits aufgegriffen: Manchmal kommen Kollegen zürück. Vor allem dann, wenn sie einen wertartigen Employee Lifecycle erleben durften, der durch ein professionelles und wertschätzendes Offboarding seinen Abschluss gefunden hat. Vorerst. 

Weiterer Pluspunkt: Menschen erzählen anderen Menschen von guten Erfahrungen. Und das motiviert, sich doch einmal diesen tollen Arbeitgeber genauer anzuschauen. Und bei passender Vakanz dem Recruiting-Team eine Bewerbung zukommen zu lassen.